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viernes, 23 de octubre de 2015
jueves, 22 de octubre de 2015
IMPORTANCIA
DE LA CONTABILIDAD
Tradicionalmente
la contabilidad se ha definido el “lenguaje de los negocios” por el hecho de
ser, dentro de la organización, una actividad de servicio encargada de
identificar, medir y comunicar la información económica que permite a los
diferentes usuarios formular juicios y tomar decisiones.
La
contabilidad es un sistema de información integrado a la empresa cuyas
funciones son: recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar e
interpretar la información financiera de la organización.
Las
actividades de clasificación, registro y resumen son de carácter rutinario y
repetitivo y no constituyen funciones finales de la contabilidad. El desarrollo
y la sistematización de la contabilidad ha liberado al contador de esta fase
del proceso, permitiéndole dedicar más tiempo a labores de mayor importancia,
como el análisis e interpretación de la información.
El objetivo
primordial de la contabilidad es el de proporcionar información financiera de
la organización a personas naturales y entidades jurídicas interesadas en sus
resultados operacionales y en su situación económica. Los administradores de la
empresa, los accionistas el gobierno, las entidades crediticias, los
proveedores y los empleados son personas e instituciones que constantemente
requieren información financiera de la organización para sus respectivos
análisis.
La
contabilidad suministra información de la empresa a los administradores, como
una contribución a sus funciones de planeación, control y toma de decisiones;
los mismos requieren de información financiera confiable, comprensible,
objetiva, razonable u oportuna.
Los
accionistas o propietarios de la empresa requiere de información financiera con
el fin de determinar el rendimiento de su capital invertido y confiando a la
administración.
Los
empleados y organizaciones sindicales necesitan de información contable de la
empresa, la cual les permite fundamentar sus peticiones laborales y lograr así,
acuerdos con sus patronos. El gobierno también hace uso de la información
suministrada por contabilidad.
Cuando
determina el monto de los impuestos de renta y complementarios y otros tributos
a cargo de la empresa. Los acreedores y entidades crediticias solicitan a la
empresa información financiera con el fin de determinar su capacidad de pago y
decidir la autorización de un préstamo.
La
complejidad y gran número de transacciones comerciales han presentado la
necesidad de registrar todas las operaciones comerciales.
Esta técnica
desempeña un papel importantísimo en la vida económica de un negocio,
cualquiera que sea su naturaleza.
La
importancia se basa en unos propósitos principales como:
Para el uso
en la planeación y control de las operaciones normales de la empresa.
Para
seleccionar alternativas que permitan la toma de decisiones y la formulación de
las políticas.
Rendir
informes externos a la empresa.
LA
CONTABILIDAD COMO CIENCIA
La
Contabilidad puede definirse como una ciencia instrumental que se ocupa de
sistematizar y generalizar los métodos contables, al tiempo que investiga la
consecución de otro nuevos.
Es una
ciencia instrumental porque el objeto de su estudio consiste en instrumentos o
métodos. La ciencia de la contabilidad se dirige a la construcción de un cuerpo
metodológico, que proporcione una herramienta de análisis a otras ciencias,
particularmente la economía de la empresa.
Debido a
esto último, hay una clara subordinación de la contabilidad respecto a la
economía, y también en gran medida al derecho.
Las
obligaciones y derechos que integran el patrimonio de la empresa, su vida
entera en suma, están minuciosamente relacionados por el ordenamiento jurídico.
Muchas
anotaciones contables se hallan obligatoriamente prefijadas por ley que concede
importancia probatoria e impone requisitos formales a la manera de llevar la
teneduría de libros.
A
continuación relacionaremos algunas carreras afines con la Contabilidad.
1.4.1 La
Macro Contabilidad.
Se define
como la contabilidad encaminada al conocimiento de las magnitudes
macroeconómicas es decir, a la determinación en cifras de la situación
económica de un país, también denominada Contabilidad Nacional. La Contabilidad
Nacional presenta tanto las medidas reales de las variables macroeconómicas
tales como la producción y el ingreso, como un marco conceptual en el que se
relacionan unas magnitudes con otras.
La
Contabilidad Nacional nos ofrece una medida básica del desempeño de la economía
de la producción de bienes y servicios, y también pone de manifiesto las
relaciones existentes entre las 3 variables macroeconómicas fundamentales.
La relación
que existe entre las 3 variables desempeña un papel importante en la
determinación de los niveles de ingreso y producción en la economía. A pesar de
la sencilla apariencia entre estas 3 relaciones es que existe una considerable
complejidad para relacionar el PNB, con ingreso Nacional y gasto nacional,
estas complicaciones se derivan, en gran medida, por el efecto que producen los
impuestos directos e indirectos, en el ingreso Nacional en relación con el PNB,
y por el efecto del Comercio Exterior.
1.4.2 La
Micro Contabilidad.
Se define
como la Contabilidad aplicada a unidades económicas individuales, bien sean
personas físicas o sociales, también denominada Contabilidad de Empresa.
La
Microcontabilidad recoge hechos Contable Concretos, finalmente reconocibles
tales como: compras, ventas y comisiones, sin embargo la Contabilidad Nacional
trata de determinar magnitudes económicas con un notable grado de abstracción,
que requieren una cuidadosa definición previa.
La
Microcontabilidad trata de determinar tanto el patrimonio de la empresa como
los resultados obtenidos en un determinado periodo de tiempo.
La
Contabilidad Social concede muy poca importancia al estado patrimonial y dedica
lo mejor de sus esfuerzos a la determinación de los flujos económicos
financieros.
1.4.3
Contabilidad Financiera: General o Externa.
Es la
encargada de contabilizar las operaciones por medio de las cuales la empresa se
relaciona con el mundo exterior (compras, ventas, financiación). Su principal
cometido es la elaboración de Balances y Cuentas de Resultado, para ello
desarrolla un completo procedimiento de registro de todas y cada una de las actividades
de la empresa que constituyen hechos contables.
Contabilidad
Interna: Es la contabilidad que trata de los procedimientos empleados para
planificar y controlar los procesos de producción.
Analiza los
procesos de producción desde el punto de vista cuantitativo, de costes y
rendimientos y proporciona a los directivos de la empresa una información
fundamental, a fin de establecer decisiones de política empresarial en lo que
se refiere a la programación y el control de la actividad productiva.
2.1 QUE ES
CONTABILIDAD
Es la
ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y registrar de una forma
sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una
empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan
planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.
2.2
OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD
Obtener en
cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre el
desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.
Establecer
en términos monetarios, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que
posee la empresa.
Llevar un
control de todos los ingresos y egresos.
Facilitar la
planeación, ya que no solamente da a conocer los efectos de una operación
mercantil, sino que permite prever situaciones futuras.
Determinar
las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.
Servir de
fuente fidedigna de información ante terceros.
2.3
CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN
Más conocido
como el Principio de causación que significa que los hechos económicos deben
ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea
recibido o pagado el efectivo o su equivalente.
2.4 PARTIDA
DOBLE
El Método de
la partida doble, es un principio universal introducido por Fray Lucas Paciolo,
según el cual si se debita una cuenta por un valor, se debe acreditar otra u
otras por igual valor.
Es un
sistema universalmente aceptado para el registro contable de transacciones
comerciales. Se fundamenta en el siguiente hecho:
Cuando una
persona vende, hay otra que compra.
Cuando una
persona entrega, hay otra que recibe.
No puede
existir deudor sin acreedor.
No puede
existir acreedor sin deudor.
Tal
situación da lugar a los asientos de contabilidad, que no son otra cosa que el
registro de las transacciones u operaciones comerciales en cada una de las
cuentas afectadas.
Esto quiere
decir que toda transacción comercial implica: entrega de mercancías o servicios
y entrega de efectivo o aceptación de la deuda.
El principio
universal de la Partida Doble significa que en cualquier asiento contable, la
suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos.
2.5 VENTAJAS
DE LA PARTIDA DOBLE
Permite el
control matemático de las anotaciones: como siempre se da entrada y salida
simultáneamente a dos valores que se cambian, el ordenamiento de los mismos en
dos columnas separadas; izquierda y derecha, fija como condición de exactitud
que sus respectivas sumas coincidan entre sí.
Permite
incluir en la contabilidad un panorama completo del negocio: no es solamente el
movimiento de valores tangibles lo que se registra; inventarios, cuentas por
cobrar o por pagar por ejemplo, sino también todos los elementos abstractos que
contribuyen a establecer, por diferencia, el total de gastos y beneficios del
ente, haciendo posible conocer sus montos sin necesidad de formular un balance
general.
2.6 ASIENTOS
CONTABLES
Son los
registros de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de
contabilidad, pueden ser asientos simples y asientos compuestos; simple cuando
se utilizan dos cuentas, un débito y un crédito; compuesto cuando se emplean
más de dos cuentas.
2.6.1
Comprobantes de Contabilidad.
Las partidas
asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden
cronológico las operaciones deben estar respaldadas en comprobantes de
contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben presentarse con
fundamento en los soportes, por cualquier medio y en el idioma castellano.
Los
comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con
indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren
elaborado y autorizado.
2.6.2
Contenido del comprobante.
- ü Fecha
- ü Origen
- ü Descripción
- ü Y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.
La
descripción de las cuentas y de las transacciones pueden efectuarse por
palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en
el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el
concepto a que corresponda.
Los
comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo
sumo mensuales.
Los
comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los
asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registre en orden.
2.7 ECUACIÓN
PATRIMONIAL
La Ecuación patrimonial es la resultante de
comparar el activo y el pasivo de una empresa, con el objeto de obtener el
valor del Patrimonio y Capital. Desde su inicio, toda empresa o ente económico
puede expresar su ecuación patrimonial, la que se conservará a través de toda
la vida de la empresa, aun cuando los valores que involucra aumenten o
disminuyan el Activo o el Pasivo.
2.7.1
Descripción de la Ecuación patrimonial.
Contablemente
debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de
Patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas,
se utiliza una fórmula matemática que da a conocer, independientemente, el
valor del Activo, del pasivo o del Patrimonio,Al cambiar
un Activo por otro Activo el Patrimonio permanece igual.
2.8 CONCEPTO
DE CUENTA
Es el nombre
que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que
diariamente realiza una empresa.
Cuenta es el
registro de valores homogéneos relativos a una persona o cosa, bajo un título
apropiado, que facilita la interpretación de las operaciones en los libros.
Cuenta es un
término usado en contabilidad para designar derechos, bienes, obligaciones y
resultados; en ella se hacen registros sistemáticos y análogos que permiten la
interpretación de las operaciones de un ente económico.
2.8.1 Partes de una cuenta.
Título o
nombre.
Fecha.
Descripción:
corresponde al detalle o concepto por el cual se está registrando.
Debe:
columna de la izquierda donde se anotan los valores que se debitan o cargan y
constituyen un aumento (débito).
Haber:
columna de la derecha donde se registran los valores que se acreditan o abonan
y constituyen una disminución (crédito).
Saldo: lo constituye la diferencia entre el
debe y el haber y puede ser: Saldo deudor: cuando los débitos son mayores que
los créditos. Saldo acreedor: si la suma de los créditos es mayor a la de los
débitos.
2.8.2
Clasificación de las cuentas.
2.8.2.1
Cuentas Reales o de Balance.
Son las que
representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte
del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo,
Pasivo o Patrimonio.
Activo. Es
la cuenta que nos representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero,
de propiedad de la empresa. Se entiende por bien, entre otros, el dinero en
bancos o en caja, las mercancías, los muebles y los vehículos; por derechos,
las cuentas por cobrar y todos los créditos a su favor.
Es la representación
financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de
eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa
beneficios económicos futuros.
Características
de los activos. Estar en capacidad de generar beneficios o servicios.
Estar bajo
el control de la Empresa.
Generar un
derecho de reclamación.
Pasivo. Es
la cuenta que representa todas las obligaciones contraídas por la empresa para
su cancelación en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier
concepto.
Es la
representación financiera de las obligaciones presentes del ente económico,
derivadas de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro
se deberá transferir recursos o proveer servicios de otros entes.
Características
de los pasivos.
La
obligación tiene que haberse causado.
Existe una
deuda con un beneficiario cierto.
Representa
para la empresa una obligación presente.
Una
obligación es un deber o responsabilidad para actuar en cierta manera.
Las
obligaciones pueden ser legalmente exigibles como consecuencia de un compromiso
contractual, o de un requerimiento estatutario.
Las
obligaciones surgen también de prácticas normales de negocios, del deseo y la
costumbre de mantener buenas relaciones de negocios, o de actuar de una manera
equitativa.
Una
obligación normalmente surge sólo cuando un activo es entregado, o la empresa
acuerda irrevocablemente la adquisición de un activo.
La
liquidación de una obligación de una obligación presente usualmente implica el
que la empresa entregue recursos que conlleve beneficios económicos con objeto
de satisfacer los reclamos de la otra parte interesada.
Patrimonio.
Es la cuenta que representa los aportes del dueño o de los dueños para
constituir la empresa y además incluye las utilidades y reservas.
Matemáticamente, se calcula por la diferencia entre el Activo y el Pasivo.
Características
del patrimonio. Está constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de
los propietarios de la empresa.
Se
incrementa con las utilidades y se disminuye con las pérdidas del ejercicio
contable.
Representa
los recursos invertidos por los dueños de la empresa
Es igual al
activo total menos el pasivo total.
El derecho
de los dueños de la empresa es un derecho residual porque los derechos de los
acreedores tienen prioridad desde el punto de vista legal.
Aportes
efectuados por el propietario
Utilidades
provenientes de las operaciones del negocio.
La
disminución del patrimonio en una empresa se origina de dos manera
Retiros de
dinero y otros activos por parte de los dueños de la empresa.
Pérdidas
provenientes de operaciones improductivas de la empresa.
2.8.2.2
Cuentas Nominales, De Resultado o Transitorias.
Son las que
a final del ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos,
son transitorias porque se cancelan al cierre del período contable.
2.8.2.3
Cuenta de Orden.
Son los
dineros, documentos y bienes que están en poder de la empresa y no son de su
propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociación.
2.8.2.4
Cuentas de Orden Contingentes.
Son las que
reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura
financiera de un ente económico.
2.8.2.5
Cuentas de Orden Fiduciarias.
Son las que
reflejan los activos, pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes
que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la
administración del ente económico.
2.8.2.6
Cuentas de Orden Fiscales.
Son las que
reflejan las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el
Balance y en el Estado de Resultados y las utilizadas para la elaboración de
las declaraciones tributarias, en forma tal que puedan conciliarse.
2.8.2.7
Cuentas de Orden de Control.
Las que se
utilizan por el ente económico para registrar operaciones realizadas con
terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquél, se
usan también para ejercer control interno.
2.9 INGRESO
Son los
valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con
el fin de obtener una utilidad.
2.10 GASTO
Son los
pagos que debe efectuar la empresa por los servicios o elementos necesarios
para el buen funcionamiento, estos valores no son recuperables.
2.11 COSTO
DE VENTAS
Es el que
representa la adquisición de los artículos destinados para la venta.
2.12 CUENTAS
POR COBRAR
Corresponde
a una de las partidas del activo y refleja los derechos que tiene la empresa
sobre los clientes por mercancías vendidas a crédito. También se conoce como
deudores comerciales o cuentas de clientes. Se obtiene este rubro de las
siguientes maneras, cuentas por cobrar iniciales mas las ventas a crédito del
periodo menos los cobros efectuados durante el mismo periodo.
2.13 BALANCE
GENERAL
El Balance
general, es el informe básico que muestra la situación financiera de un ente
económico, en una fecha determinada. Contiene información sobre los activos,
pasivos y patrimonio, los cuales deben relacionarse unos con otros para
reflejar dicha situación financiera.
2.14 ESTADO
DE RESULTADO
El Estado de
resultados, es el informe básico que muestra el resultado neto de las
operaciones de un ente económico, durante el periodo contable. Sus elementos
son: ingresos, costos, gastos y corrección monetaria.
2.15
REGISTRO
Los hechos
deben contabilizarse mediante procedimientos técnicos adecuados a la
organización de la entidad, observando las etapas del proceso contable
relativas a la identificación con sujeción a las técnicas de valuación que
permitan el debido reconocimiento, garantizando la contabilidad y utilidad
social de la información.
2.16 ESENCIA
SOBRE LA FORMA
La esencia
sobre la forma económica y social de los hechos debe primar sobre el requisito
de forma o instrumental, al momento de reconocimiento de los eventos y
transacciones que los generan, respecto de los cuales se presume la debida
observación de las realidades jurídicas y presupuestales que rigen al ente
económico.
2.17
PRUDENCIA
En relación
con los ingresos, deben contabilizarse únicamente durante el periodo contable y
no los potenciales o sometidos a condición alguna. Igualmente y con referencia
da los gastos deben contabilizase no solo los realizados, sino también aquellos
potenciales, desde cuando se tenga conocimiento, es decir aquellos que supongan
riesgos previsibles o pérdidas eventuales, cuyo origen se determine en el
periodo actual o en periodos anteriores.
2.18
INVERSIONES
Recursos
aplicados en la creación y fortalecimiento de los entes públicos, así como en
la adquisición de títulos valores, destinados al cumplimiento de las políticas
sociales, económicas y financieras del estado.
2.19 PERIODO
CONTABLE
El Periodo
contable, corresponde al tiempo máximo que regularmente el ente público debe
medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas y sociales de
ejecución presupuestal, y el cumplimiento de las metas de su programación de
actividades, efectuando los ajustes y el cierre. Normalmente, el periodo
contable va del 1 de enero al 31 de diciembre.
2.20 CUENTAS
POR PAGAR
Uno de los
rubros que conforman el pasivo circulante. Obligación que la empresa contrae a
corto plazo con terceros, en especial con los proveedores.
2.21
DEPRECIACIÓN
Pérdida del
valor de los elementos del activo fijo o inmovilizado de cualquier institución,
o empresa, al prestar la función que le es propia. Resulta de dividir el costo
original del elemento o bien por su vida útil. Aunque no es una erogación real
de efectivo, la legislación tributaria permite tratar esta partida como un
gasto, disminuyendo las utilidades y convirtiendo así en un crédito tributario.
2.22 EMPRESA
Se entenderá
por empresa toda actividad económica organizada para la producción,
transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la
prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más
establecimientos de comercio.
2.23 ENTE
ECONOMICO
En la
empresa, esto es la actividad económica organizada como una unidad, respecto de
la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e
identificado en forma tal que se distinga de otros entes.
2.24 PERSONA
NATURAL
Es aquel
individuo que profesionalmente, se ocupa en alguna de las actividades que la
ley considera mercantiles. La totalidad de su patrimonio, incluyendo el
personal y familiar, sirve como prenda de garantía por la totalidad de las
obligaciones que adquiera en desarrollo de la actividad de la empresa. (Guía
para construir y formalizar una empresa Cámara de Comercio de Bogotá págs.
15,16).
2.25 PERSONA
JURIDICA
La Persona
jurídica Es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos, contraer
obligaciones y de ser representada judicial y extrajudicialmente. Las
sociedades son comerciales cuando contemplan dentro de su objeto social, la
ejecución de una o más actividades mercantiles y adquieren personería jurídica
cuando se constituyen por Escritura Pública.
2.26
ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO
Se define un
establecimiento de comercio, como un conjunto de bienes organizados por el
empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener
varios establecimientos de comercio y a su vez, un solo establecimiento de
comercio podrá pertenecer a varias personas y destinarse al desarrollo de
diversas actividades comerciales.
2.27
SOCIEDADES COMERCIALES
Las
sociedades comerciales surgen de un acuerdo entre dos o más personas que se
obligan a hacer un aporte en dinero, trabajo o especie, para realizar un
proyecto empresarial que incluya una o más actividades consideradas por la ley
como mercantiles, con el fin último de generar utilidades y repartirlas entre
socios. La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica
diferente de los socios.
2.28
COMERCIANTES
“Son las
personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley
considera mercantil o Actos mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere
aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o
interpuesta persona”. (Art. 10 Código de Comercio).
Ellos deben
inscribirse en el Registro Mercantil, obtener permiso para el funcionamiento
del negocio y llevar libros de contabilidad, de acuerdo con la legislación.
2.29 CICLO
CONTABLE
Es el
proceso ordenado y sistemático de registros contables, desde la elaboración de
comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparación de estados
financieros.
2.29.1
Partes del ciclo contable.
Consta de
las siguientes partes:
Apertura. Al
constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del
diseño o socios registrados en el inventario general inicial. Con el inventario
general inicial se elaboran el balance general inicial y el comprobante diario
de contabilidad, denominado comprobante de apertura que sirve para abrir libros
principales y auxiliares.
Movimiento.
Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar
respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y
traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad.
El registro
del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se
puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante
diario y libros. Al final se elabora el balance de prueba, y
Cierre. En
esta etapa se elabora lo siguiente:
Asiento de
ajuste. Registrado en el comprobante diario de contabilidad, denominado
comprobante de ajustes, el cual se traslada a los libros principales y
auxiliares.
Hoja de
trabajo. Se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los
estados financieros: balance general y estado de ganancias y pérdidas.
Comprobante
de cierre. Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales de
resultado y se traslada a los libros principales y auxiliares.
El
inventario general final y el balance general consolidado, elaborados en la
etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance general
inicial para comenzar un nuevo ciclo contable.
2.31 LIBROS
DE CONTABILIDAD
Las
características básicas de los Libros de contabilidad deben remitirse, en
principio, a una fecha de registro, una descripción del registro y unas
columnas donde se registra el valor de acuerdo al concepto, ya sea entrada o
salida (debe o haber). La tecnología actual agiliza el manejo de los libros
contables, pues elimina el uso del registro manual, pero esto no quiere decir
que pierda sus características enunciadas anteriormente.
2.31.1
Registro de los libros de comercio.
El registro
de los Libros de comercio se hará en la siguiente forma:
En el libro
se firmará por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber
sido registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro,
de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del número de sus
hojas útiles, las que serán rubricadas por dicho funcionario.
En un libro
destinado a tal fin se hará constar bajo la firma del secretario, el hecho del
registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior. (Art. 39 C.Co.).
Los estados
financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se
hubieren asentado los comprobantes.
Los libros deben
conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e
integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una
numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por
cada clase de libros.
Atendiendo
las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones,
se deben llevar los libros necesarios para:
Asentar en
orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por
resúmenes globales no superiores a un mes.
Establecer
mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus
movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes
establecimientos.
Determinar
la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las
restricciones que pesen sobre ellos.
Permitir el
completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre
otros los auxiliares necesarios para:
a. Conocer
las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de
resumen en forma global;
b.
Establecer los activos y obligaciones derivadas de las actividades propias de
cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la
contabilidad de sus operaciones;
c. Conocer
los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los
códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación
de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de
unas y otras;
d. Controlar
el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos, y
e. Conciliar
los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases
comprensivas de contabilidad.
Dejar
constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección,
administración y control del ente económico.
Cumplir las
exigencias de otras normas legales.
2.31.2 Forma
de llevar los Libros de contabilidad.
Se aceptan
como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios
manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma
mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras,
registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.
El ente
económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los
asientos contables.
En los
libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad
que los respalden.
Las cuentas,
tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo
menos a fin de cada mes, determinando su saldo.
En los
libros está prohibido:
Alterar en
los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
Dejar
espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a
continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios
mecanizados o electrónicos no se consideran “espacios en blanco” los renglones
que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de
control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.
Hacer
interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.
Borrar o
tachar en todo o en parte los asientos.
Arrancar
hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
Sin
perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los
auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido
los actos prohibidos por este artículo.
2.31.3 Actos
prohibidos en los Libros de comercio.
En los
libros de comercio se prohibe:
1.- Alterar
en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.
2.- Dejar
espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos
o a continuación de los mismos.
3.- Hacer
interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u
omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.
4.- Borrar o
tachar en todo o en parte los asientos.
5.- Arrancar hojas, alterar el orden de las
mismas o mutilar los libros.
1. DEFINICION:
La contabilidad es un sistema de información que clasifica,
registra, resume y presenta las transacciones de entidades económicas, en
cuanto tales transacciones constituyen movimientos de dinero o bienes
representables en dinero, para determinar los resultados del período contable.
El fin de la contabilidad es: determinar,
interpretar y analizar sus resultados, proyectar las finanzas de la empresa y
controlar la veracidad de las operaciones realizadas y de su registro.
11. FUNCIONES:
De acuerdo con la definición, la contabilidad
asume las funciones comprendidas en lo que se denomina Teneduría de Libros.
Ellas se realizan para todas y cada una de las transacciones que implican
movimientos de dinero o bienes que representan dinero y son las siguientes:
Clasificación
o codificación.
Registro.
Resumen y
presentación de las cuentas que maneja.
Determinación
de estados financieros periódicos.
La clasificación es la más importante de
estas funciones y consiste en codificar las transacciones de acuerdo con el
Plan Único de Cuentas. Esta es la única función que requiere de análisis y
raciocinio en el proceso de registro contable, ya que la transacción luego está
registrando debe afectar exactamente las cuentas que correspondan, y satisfacer
las necesidades de información de los usuarios; todo ello debe realizarse según
el PUC.
Las funciones de registro, resumen y
presentación implican un proceso que puede ser manual, mecánico o electrónico.
El objetivo primordial de la contabilidad,
proyectar las finanzas de la empresa, -sólo se cumple cuando su información se
utiliza adecuadamente. Para ello proponemos realizar, cuidadosamente, las
siguientes tareas:
*Interpretación
de los estados financieros.
*Análisis financiero de un conjunto significativo de informes contables, para emitir un diagnóstico sobre la situación financiera de la empresa.
*Planeación de las actividades futuras de la entidad de acuerdo con sus metas y objetivos fijados.
*Control de la veracidad de los registros y de la ejecución de las operaciones, las cuales deben estar de acuerdo con la planeación propuesta y las políticas generales de la empresa
*Análisis financiero de un conjunto significativo de informes contables, para emitir un diagnóstico sobre la situación financiera de la empresa.
*Planeación de las actividades futuras de la entidad de acuerdo con sus metas y objetivos fijados.
*Control de la veracidad de los registros y de la ejecución de las operaciones, las cuales deben estar de acuerdo con la planeación propuesta y las políticas generales de la empresa
Interpretación de los estados financieros:
Los resultados económicos de las empresas se presentan
en estados financieros periódicos tales como el balance general, el estado de
resultados, el estado de flujo de efectivo, el estado de cambios en la situación
financiera, estado de cambios en el patrimonio (Considerados como básicos por
el artículo 22 del decreto 2649 de 1993) además de información que se requiera
para obtener información sobre un tópico especifico como, el estado de
distribución de utilidades, estados de caja y bancos, cuadro de edades de la
cartera, vencimientos de obligaciones bancarias y cualquier otro que la
administración considere conducente a la mejor. toma de decisiones financieras
en la empresa. Los dos estados financieros más importantes son el balance
general y el estado de Resultados; a los cuales enfatizaremos durante el
desarrollo del curso.
La interpretación de los estados financieros,
consiste en leer dichos estados en forma detallada y concienzuda, de manera que
se entienda su contenido, para reclasificar las cuentas que no estén
adecuadamente ubicadas y aclarar las dudas, antes de entrar al proceso de
análisis.
2.
Análisis de
Situación Financiera:
Se efectúa comparando los resultados
obtenidos en el último período con los de períodos anteriores, con cifras
presupuestadas o con empresas similares. Además, se tiene en cuenta la
información del sector económico en que se desenvuelve la empresa y la
situación económica del país y del mundo.
Los análisis realizados con cifras
históricas, permitirán al analista financiero emitir un diagnóstico de la
situación financiera de la empresa, que sirve como punto de partida para la
planeación de su futuro financiero.
3.
Planeación
Financiera:
La proyección o planeación financiera
consiste básicamente en trazar un camino por el cual debe transitar la empresa
en el futuro, en aras de lograr las metas y los objetivos fijados por la
dirección general, por los accionistas o por el departamento de planeación. El
diagnóstico de situación financiera será el punto de partida del camino de la
planeación y las metas su punto de llegada.
4.
Control:
Este es otro de los aspectos importantes de
la contabilidad y se realiza a través de la auditoria - interna o externa -, de
la contraloría, de la revisoría fiscal o por la intervención de entidades
gremiales y estatales interesadas en proteger los intereses de los accionistas,
del gobierno y del público en general.
El control se relaciona con el buen manejo de
los fondos, con la veracidad del registro de las operaciones, con la ejecución
de los planes y presupuestos y con otros aspectos solicitados por personas que
tengan intereses comprometidos en la empresa.
5.
ECUACION
CONTABLE O PATRIMONIAL
Los objetos de valor y los derechos que son
propiedad de una empresa se llaman Activos y los derechos de personas o
empresas sobre estos activos se llaman participaciones. Existen dos clases de
participaciones:
La primera está representada por los Pasivos:
los cuales corresponden a los derechos que tienen sobre los activos los
acreedores, los que se conocen como terceras personas diferentes a los
propietarios o ellos mismos cuando se constituyen en acreedores.
La segunda es el Patrimonio: es el derecho de
los propietarios y su valor está representado por los aportes que hayan
realizado al crear la empresa, este a su inicio se denomina Capital, el cual
puede aumentar por las utilidades o disminuir por las pérdidas de la empresa y
por ello recibe el nombre de Patrimonio.
Los activos de un negocio están sujetos a los
dos tipos de participaciones mencionadas; es decir, los propietarios y los
acreedores tienen derechos sobre los activos. Dado que estos .derechos no
pueden exceder al monto de los activos se deduce que:
ACTIVOS=PASIVOS+PATRIMONIO
Los sistemas contables están estructurados de
tal forma que siempre se mantenga la anterior igualdad. Para lograrlo, en cada
transacción se registran los dos aspectos que afectan dicha igualdad y, en
esencia, estos aspectos son cambios en activos y en pasivos o en capital.
Teniendo presente que en una igualdad se
pueden presentar cambios y la ecuación permanece equilibrada, en razón a lo que
conocemos como partida doble, por tanto se pueden presentar las operaciones
siguientes y como vemos la ecuación permanece equilibrada:
ü Aumentos y disminuciones en el ACTIVO.
ü Aumentos en el ACTIVO, y aumentos
en el PASIVO o el PATRIMONIO
ü Disminución en el ACTIVO y
disminución en el PASIVO o el PATRIMONIO.
ü Disminución y aumento en el
PASIVO.
ü Disminución y aumento en el
PATRIMONIO.
Ejemplo: Una persona abre un negocio con un
aporte inicial en efectivo de $100.000.
Basados en el principio el de la partida
doble, tendremos que la empresa recibe unos recursos en dinero en efectivo, los
cuales se encuentran depositados en Caja (el Activo aumento) y una obligación
con los dueños o propietarios (aumento del Patrimonio) que constituyen el
aporte realizado para dar origen a la empresa y que denominaremos Capital.
Simplificado tendremos en Caja $100.000 y una
obligación con los dueños, denominado Capital por $100.000
ACTIVOS =PASIVO+PATRIMONIO
CAJA $100.000= PASIVO 0 + APORTES
$100.000
Si posteriormente el negocio solicita la
apertura de una cuenta corriente en el Banco Agrario y consigna $50.000, al
realizar esta operación tendremos en Bancos $ 50.000 y en Caja $ 50.000, lo que
hace que el Activo aumente ( $50.000) y disminuya ($ 50.000) lo que hace que el
ACTIVO siga siendo igual a $100.000. En este punto los registros contables del
negocio mostrarán lo siguiente
ACTIVOS=PASIVO+CAPITAL
$ 100.000=
0 + $100.000
Si luego compramos Muebles y Equipo de
Oficina por valor de $ 70.000, pagando $20.000 con cheque y adquirimos una
obligación por $ 50.000, tendremos lo siguiente, el ACTIVO aumento en $70.000 y
disminuyo en $20.000 y el PASIVO aumento en $ 50.000
ACTIVO = PASIVO
+ CAPITAL
$ 150.000 = $ 50.000 + $ 100.000.
Si analizamos la operación observamos que al
girar el cheque los dineros existentes en el Banco disminuyeron en $ 20.000 y
con la compra de los Muebles y Equipo de oficina se aumentó el Activo en $ 70.000
y las obligaciones con terceras aumentaron en $50.000.
Consecuentemente, toda operación que registre
la contabilidad afecta por lo menos dos cuentas; esto basado en el principio de
partida doble, el cual nos enseña que no existe forma concebible de efectuar un
cambio en una sola cuenta.
Si tenemos presente que la empresa tiene una
obligación con los dueños o propietarios, entenderemos que la empresa busca
realizar su objetivo, para lo cual debe realizar una serie de erogaciones que
son necesarias para prestar un servicio o realizar una venta, que denominamos
GASTOS y adquirir bienes para ser vendidos lo cual constituye lo que conocemos
como costo y mediante ellos espera obtener unos INGRESOS los cuales deben ser
mayores que los costo y gasto para obtener una utilidad, que es la razón de ser
de un negocio.
Por tanto tendremos que:
PATRIMONIO = CAPITAL + INGRESOS – GASTOS.
Si remplazamos el Patrimonio en la ecuación
ACTIVO=PASIVO+PATRIMONIO tendremos:
ACTIVO = PASIVO+ CAPITAL + INGRESOS – GASTOS
EJERCICIO No 1
- Juan Carlos Pote aporta la suma de $5.000.000 en efectivo para crear una empresa que
se dedicara a la prestación de servicios profesionales.
- Abre
una cuenta corriente y consigna en el Banco Bogotá la suma de $ 4800.000.
- Compra
Muebles de Oficina según factura No 18539 del Almacén Muebles el Rey por valor de $ 3.800.000,
cancelando con cheque 015863 del banco Bogotá $ 800.000 por el saldo adquirió
un crédito.
- Recibe
del Banco una nota en la cual le informan que se le saco de su cuenta
corriente $ 90.000 correspondiente al valor de la chequera.
- Compra
útiles y papelería en el almacén Su papel según factura No 52896 por valor
de $ 850.000 y paga con cheque 015862.
- Recibe
un cheque del Banco de la Frontera por la suma de $ 600.000 por servicio de
asesoria financiera prestado al Almacén El Principe
- Consigna
en el bancoBogotá $ 980.000.
- El
banco Bogotá le presta la suma de $ 40.000.000 y le cobra un mes de
interese a una tasa del 28% anual. El banco le deposita en la cuenta la
suma prestada menos los intereses de un mes.
- Compra
un computador en Su Computador según factura No 85478 por valor de $
1.950.000 cancela el 60% con cheque 015865 y por el saldo adquiere un crédito.
- Paga
$2.000.000 con cheque 015864 a Tuto Celis por un mes de
arrendamiento del local.
- Paga el
servicio de energía con cheque No 015866 la suma de $ 480.000
- Recibe
por servicios prestados al almacén El Pinguino la suma de $ 800.000,
representados en un cheque del Banco Bogotá por $ 400.000 y $ 150.000 en
efectivo. Inmediatamente procede a realizar la consignación de lo
recibido.
SE PIDE:
- Realizar
las operaciones anteriores utilizando la ecuación patrimonial con
ingresos y gastos, para cada operación.
- Determinar
la utilidad o pérdida.
- Cuál
es el valor de los bienes y derechos, las obligaciones y el patrimonio
que tiene la empresa.
Hechos económicos en contabilidad
Nos consultan nuestros lectores respecto a lo
que se debe entender como un hecho económico en la contabilidad.
Se dice que la contabilidad registra los hechos económicos sucedidos en
la empresa, luego habrá que tener claridad respecto al hecho económico. Es lo
primero que un
principiante en contabilidad debe tener
claro.
Un hecho económico es cualquier actividad u
operación que realice la empresa. Una compra, una venta, un crédito, un abono,
etc.
Cada hecho económico, u operación, debe ser
identificado y clasificado para luego proceder a registrarlo en la
contabilidad.
Clasificar un hecho económico, es
precisamente una de las tareas más difíciles para los principiantes de
contabilidad.
Por ejemplo, cuando se realiza una compra,
hay que determinar en qué rubro se ha de clasificar: activo fijo, activo
movible, costo o gasto, por ejemplo.
Una correcta identificación y clasificación
de los hechos económicos, garantizan una información contable ajustada a la
realidad, confiable y adecuada para servir como sustento en la toma de
decisiones.
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